【Salesforce使い方】グループ共有（全社、部署、プロジェクトなど）のスケジュール（イベント、商品のリリースなど）をカレンダーで管理したい場合は？（公開カレンダーの使い方）

みなさんこんにちは。
Salesforceお助け隊の加藤です。

Salesforceには、ユーザ個人のスケジュールを管理するカレンダー以外に、
全社、部署、プロジェクトなどのグループ単位のスケジュールを管理する公開カレンダーと、
会議室やプロジェクタなど、会社の施設や設備の使用状況を管理するリソースカレンダーがあります。

「リソースカレンダー」の使い方については、以前このブログで紹介させていただきました。
なので、今回は、「公開カレンダー」の使い方をご紹介します。

興味のある方は、「リソースカレンダー」の記事も合わせて参考にしてください。
会議室やプロジェクタなど、会社の施設や設備の使用状況をカレンダーで管理したい場合は？（リソースカレンダーの使い方）

公開カレンダーを使用すれば、全社、部署、プロジェクトなど、
グループ単位のスケジュール（イベント、商品のリリース日など）を管理できるようになります。

公開カレンダーを使用する際には注意が必要です。
全社、部署、プロジェクトのスケジュールと言っても、
部会やプロジェクト会議のように部署やプロジェクトのメンバが集まるような
スケジュールは、通常のカレンダーで管理してください。

公開カレンダーで管理するのに適しているのは、創立記念日や商品のリリース日など、
全社、部署、プロジェクトなどのグループ全体のスケジュールです。
特定のメンバが参加するようなスケジュールを管理するものではありませんので、
使用する際には、注意が必要です。

公開カレンダーは、初期設定では有効になっていません。
以下の手順で設定を行うことにより使用できるようになります。

１．[設定]＞[カスタマイズ]＞[活動]＞[公開 & リソースカレンダー]をクリックし設定画面を開き、
　　公開カレンダーの欄の[新規]ボタンを押します。

２．公開カレンダーの「カレンダーの編集画面」で、創立記念日や、
　　商品のリリース日などグループの予定を設定します。

　　名前には、全社予定などグループの予定を管理する名前を入力します。
　　有効にチェックを入れます。
　　上記の内容を入力したら、[保存]ボタンを押します。

３．次に、登録した施設や設備のデータを共有する範囲を設定します。
　　「カレンダーの詳細画面」の[共有]ボタンを押し、「共有設定の詳細画面」を表示します。
　　「共有設定の詳細画面」では、ユーザとグループの共有の欄の[追加]ボタンを押し、
　　「共有設定画面」を表示します。

４．「共有設定画面」では、対象の施設や設備のデータを共有する範囲を設定します。
　　共有の範囲は以下の５つから選択可能です。
　　・すべての組織内のユーザ
　　・個々のユーザ
　　・公開/非公開グループ
　　・特定のロールのユーザ
　　・特定のロールのユーザとその下位ロールのすべてのユーザ

　　以下の例では、すべての組織内のユーザを選択します。

　　登録する予定の性質により適宜、共有範囲を変更してください。
　　例えば、会社の創立記念日など全社の予定を管理するカレンダーであれば、
　　「すべての組織内のユーザ」を選択してください。
　　また、、ＸＸＸ商品のリリース日など対象の商品に関わった
　　プロジェクトチーム（グループ）の予定を管理するカレンダーであれば、
　　「公開/非公開グループ」を選択してください。

　　カレンダーのアクセス権は、特別な制限を設ける必要がない限り、
　　フルアクセスを選択していれば問題ないです。
　　※アクセス権に興味のある方は、「共有設定の詳細画面」のアクセス権の説明を参照してください。

　　上記の内容を入力したら、[保存]ボタンを押します。
　　これで、公開カレンダーの設定は完了です。

次に、公開カレンダーの使い方を説明します。
登録した公開カレンダーを確認・編集するには、カレンダー画面（下記の例は、月単位のカレンダー）で、
[変更]リンクを押して、「カレンダーの選択画面」で確認したい公開カレンダーを選択します。

すると、カレンダーが選択したグループのカレンダーに変更されるので、
選択したグループ全体のスケジュールを確認することができます。
また、スケジュールの追加も、この状態で行ってください。
でないと公開カレンダーのスケジュールとして追加できません。

【スケジュールの追加】

【追加したスケジュールの確認】
※以下の例では、全社のスケジュールを確認しています。
　 このように、公開カレンダーは月単位のカレンダーで確認することをお勧めします。