みなさんこんにちは。
Salesforceお助け隊の加藤です。
Salesforceには、ユーザの個人のスケジュールを管理するカレンダー以外に、
部署やプロジェクトなどのグループ単位のスケジュールを管理する公開カレンダーと、
会議室やプロジェクタなど、会社の施設や設備の使用状況を管理するリソースカレンダーがあります。
今回は、リソースカレンダーの使い方をご紹介します。
※公開カレンダーの使い方は、後日、別の記事にて紹介させていただきます。
リソースカレンダーを使用すれば、会議室やプロジェクターなど、
会社の施設や設備の使用状況を管理できるようになるので、
同じ会議室で、打ち合わせのスケジュールがバッティングしたり、
プロジェクターを使用したかったが、既に他の担当者が使用していて、
肝心な時にプロジェクターを使用できなかったなどのトラブルを防ぐことができます。
リソースカレンダーは、初期設定では有効になっていません。
以下の手順で設定を行うことにより使用できるようになります。
１．[設定]＞[カスタマイズ]＞[活動]＞[公開 & リソースカレンダー]をクリックし設定画面を開き、
リソースカレンダーの欄の[新規]ボタンを押します。
２．リソースカレンダーの「カレンダーの編集画面」で、会議室やプロジェクターなど
管理したい会社の施設や設備を設定します。
名前には、会議室やプロジェクターなど会社の施設や設備の名前を入力します。
有効にはチェックを入れます。
上記の内容を入力したら、[保存]ボタンを押します。
３．次に、登録した施設や設備のデータを共有する範囲を設定します。
「カレンダーの詳細画面」の[共有]ボタンを押し、「共有設定の詳細画面」を表示します。
「共有設定の詳細画面」では、ユーザとグループの共有の欄の[追加]ボタンを押し、
「共有設定画面」を表示します。
４．「共有設定画面」では、対象の施設や設備のデータを共有する範囲を設定します。
共有の範囲は以下の５つから選択可能です。
・すべての組織内のユーザ
・個々のユーザ、
・公開/非公開グループ
・特定のロールのユーザ
・特定のロールのユーザとその下位ロールのすべてのユーザ
以下の例では、すべての組織内のユーザを選択します。
大規模な組織では、組織（ロール）や、プロジェクトチーム（グループ）などの単位で
管理する施設や設備を分けることもあるかと思います。
例えば、本店、支店のように拠点が異なる場合は、当然、利用する施設も設備も異なるので、
組織（ロール）単位で分ける必要もあるかと思います。
カレンダーのアクセス権は、特別な制限を設ける必要がない限り、
フルアクセスを選択していれば問題ないです。
※アクセス権に興味のある方は、「共有設定の詳細画面」のアクセス権の説明を参照してください。
上記の内容を入力したら、[保存]ボタンを押します。
５．これで、設定は完了です。
後は、行動を追加する際に、メンバーの招集からリソースを検索して追加することにより使用できます。
↓
同一時刻に、別の行動（会議など）で、同一の施設や設備が使用されていた場合、
以下のように、対象の施設や設備が既に使用されている旨のメッセージが通知されます。
これで、施設や設備の使用がバッティングしてしまうトラブルを防ぐことができます。
施設や設備の使用状況をカレンダーから確認するには、
カレンダー画面（下記の例は、日単位のカンレンダー）で、
[変更]リンクを押して、「カレンダーの選択画面」で使用状況を確認したい施設や設備を選択します。
すると、カレンダーが選択した施設や設備のカレンダーに変更されるので、
対象の施設や設備がいつ使用されるのかを確認できます。
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